How to Encrypt MS Word, Excel, PowerPoint

วิธีการเข้าระหัส โดยการใส่ Password เอกสาร MS Word, Excel, PowerPoint เอกสารที่สร้างมาจากโปรแกรม MS Word, Excel, PowerPoint สามารถกำหนดค่าความปลอดภัยได้หลายรูปแบบ ซึ่งความสามารถเหล่านี้มีมากับ MS office ตั้งแต่รุ่น 2007 (2003 จะมีความสามารถนี้หรือเปล่า ผมไม่รู้นะ) บทความนี้จะอธิบายถึงวิธีการตั้งค่าระหัสผ่าน ให้กับเอกสาร * ภาพประกอบของผมจะใช้ MS Word 2013 ครับ ถ้าคุณใช้รุ่นที่ต่างออกไป ให้ใช้วิธีการเทียบเคียง       A. วิธีการเข้าระหัสเอกสารโดยการใส่ Password (ดูภาพประกอบตามหมายเลข)       1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการเข้าระหัส (Word, Excel, Power Point document) > คลิกที่ File 2. ที่ Info คลิกที่ > Protect Document  (Excel = Protect Workbook, Power point =Protect Presentation) 3.คลิก Encrypt with password 4. ที่ Encrypt Document dialog box ให้คุณใส่ Password ตามต้องการ > คลิก OK 5. ยืนยัน Password อีกครั้ง > คลิก OK วิธีเปิดเอกสาร ถ้าคุณคลิกเปิดเอกสารก็จะมี Dialog box เปิดขึ้นมา > ให้คุณใส่ Password > คลิก OK B. Options อื่นๆสำหรับการตั้งค่าความปลอดภัย ของเอกสาร Word และ Excel 1. Mark as Final (กำหนดให้เอกสารเป็นขั้นสุดท้าย) ใช้ในกรณีที่คุณต้องการแจ้งให้คนอ่านทราบว่านี่เป็นการแก้ไขครั้งสุดท้ายที่เสร็จสมบูรณ์ เมื่อคุณประกาศสถานะเอกสารเป็น Mark as Final จะทำให้คำสั่ง พิมพ์, แก้ไข, และเครื่องหมายพิสูตรตัวอักษรถูกปิด แต่ การตั้งค่านี้ยังสามารถแก้ไขได้ถ้าคุณคลิกที่ Edit Anyway. 2. Encrypt with password (เข้าระหัสเอกสาร) อธิบายไปแล้วในข้อ A. 3. Restrict Editing (จำกัดการแก้ไขเอกสาร) - ถ้าคุณเลือก Optionนี้ จะมี หัวข้อย่อยสำหรับการจำกัดการแก้ไขให้คุณตั้งค่า - คุณาสามารถใส่ Password ได้ แต่ Password ที่ใส่ลงไปนั้น จะใช้สำหรับการแก้ไขเอกสารครับ (ถ้าใครมี Password ก็สามารถแก้ไขเอกาสรได้ แต่ถ้าไม่มี Password ก็จะอ่านได้อย่างเดียว) - อ่านวิธีทำได้จาก Link นี้ครับ Restrict Access (จำกัดการเข้าถึง) เมื่อคุณคลิกตัวเลือกนี้ก็จะมีข้อความแสดงออกมาตารูป  ซึ่งก็หมายความว่า ให้คุณ เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ระบบจัดการลิขสิทธ์ดิจิตอล และรับเทมพลต 5. Add a Digital Signature(เพิ่มลายเซ็นดิจิตอล) : จะมี Dialog box อธิบายว่า คุณต้องใช้ระหัสดิจิทัลในการเซ็นเอกสาร Microsoft Office คุณต้องการรับระหัสดิจิทัลจากคู่ค้าของ Microsoft ในตอนนี้หรือไม่ ถ้าคุณคลิก Yes ก็จะเป็นการเชื่อมต่อไปที่ https://support.office.com Page Digital ID . ในหัวข้อที่ ☺ Info ☻ - Setting Editing Restrictions in Word 2013 - Restrict Editing To Secure Word 2010 Document - Hide file,folder behind Word document.docx & Excel document.xlsx How to set & remove password in MS Office 2010 Word, Power Point and Excel document https://www.youtube.com/watch?v=mVKb1CUr8-A

How to Setting Restrict Editing on MS Word Excel, PowerPoint document

วิธีจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word Excel, PowerPoint ถ้าเทียบกับปริมาณการใช้งานในชีวิตประจำวัน อย่างผมก็คงจัดอยู่ในกลุ่มที่ใช้โปรแกรมชุด MS Office ค่อนข้างน้อยมาก ไม่ได้ถึงขั้นเทพอะไร แต่ที่อยากจะ Review เรื่องวิธี Protect Document (การป้องกันเอกสาร) เพราะถ้าพูดถึงเรื่องของความปลอดภัย หลายคนจะไปนึกถึง Adobe Acobat มากกว่า และยังมีคนจำนวนมากที่ไม่เคยสังเกตเลยว่า โปรแกรม Office ที่ทุกคนมีอยู่ในเครื่องนั้น ก็ทำได้เหมือนกัน ในบทความของผมใช้ Word 2013, ถ้าคุณใช้ V. 2010, 2007 ให้ใช้วิธีการเทียบเคียงได้ หรือดูที่ VDO Clip ข้างล่างของ Webpage A. วิธีการเข้าถึงการตั้งค่า Restrict Editing 1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการตั้งค่าขึ้นมา จากนั้น เลือกทำตามข้อใดข้อหนึ่ง 1.1 ถ้าเปิดโปรแกรม Word แบบเต็มหน้าต่าง: คลิกที่ REVIEW Tab > Restrict Editing 1.2 ถ้าเปิดโปรแกรม Word แบบหน้าต่างเล็ก: คลิกที่ REVIEW Tab > Protect > Restrict Editing  1.3 หรือ คลิกที่ FILE > INFO > Protect Document > Restrict Editing 2. Restric Editing Options จะเปิดขึ้นมาที่แถบด้านขวาของโปรแกรม  ถ้าคุณคิดว่า พอจะทำความเข้าใจหัวข้อต่างๆของการตั้งค่าได้ไม่ยาก ก็เลือกตั้งค่าตามต้องการ จากนั้นก็คลิกที่  Yes, Start Enforcing Protection เลยก็ได้, แต่ถ้าไม่ชัวร์ ก็อ่านวิธีตั้งค่าที่ข้อ B. B. ตัวเลือกต่างๆ และ วิธีการตั้งค่า (ดูภาพประกอบตามหมายเลข) 1. Formatting restrictions (จำกัดการจัดรูปแบบ) : ถ้าต้องการตั้งค่า ให้คลิกที่ Setting...จากนั้น ติ๊กถูกที่...  Limit formatting to a select of styles 1.1 Checked styles are Currently allowed: อธิบายอย่างง่ายก็คือ ถ้าคุณไม่ต้องการให้มีการปรับแต่ง หรือ ต้องการยกเลิกการใช้ตัวเลือกไหน (Styles, รูปแบบ) ให้คุณเอาครื่องหมายถูกออกจากตัวเลือกนั้น หรือคลิกที่ตัวเลือกย่อย ตามนี้ - All: ปรับแต่ง แก้ไขได้ทั้งหมด - Recommended Minimum: จำกัดเท่าที่จำเป็น (เป็นค่าที่โปรแกรมแนะนำ) - None: ไม่สามารถปรับแต่งแก้ไข Styles ใดๆได้เลย 1.2 Formatting :ตัวเลือกสำหรับ จำกัดการจัดรูปแบบ A อนุญาติให้การจัดรูปแบบอัตโนมัติแทนที่ข้อจำกัด ของการจัดรูปแบบ B : บล็อกการสลับไปยังธีมหรือโครงร่าง C : บล็อกการสลับไปยังการตั้งค่าสไตล์ด่วน 1.3 เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้วคลิก OK > จะมี Pop-up ขึ้นมาถามตามรูป, จากตัวอย่าง (1.1) ผมติ๊กถูกที่ Heading 2, Heading 3 ถ้าผมเลือกเป็น... .No = รูปแบบ Styles ที่ตั้งค่า หรือปรับแต่งไว้จะยังคงอยู่  Yes = การตั้งค่า หรือ ปรับแต่ง Styles ที่ไม่มี เครื่องหมายถูกจะถูกโปรแกรมล้างออก (ดูความแตกต่างที่ตัวอย่างข้างล่าง) 2. Editing restrictions (จำกัดการแก้ไข), ให้คุณติ๊กถูกที่... Allow this type of editing in the document (อนุุญาตให้เฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสารเท่านั้น) 2.1 เลือก ตัวเลือกย่อยใน Drop-down list - Tracked changes = การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม - Comment = ข้อคิดเห็น - Filling in forms = การกรอกฟอร์ม No changes (Read only) = ไม่มีการเปลี่ยนแปลง อ่านเท่านั้น (ค่าเริ่มต้นของโปรแกรม) 2.2 Exceptions (Optional): ข้อยกเว้น (เป็นทางเลือกคุณจะใส่ หรือ ไม่ใส่ก็ได้) ตัวเลือกนี้ส่วนใหญ่จะใช้กับคอมพิวเตอร์ที่แบ่งเป็นหลาย User หรือ คอมพิวเตอร์ที่มีการเชื่อมต่อมากกว่าครับ ถ้าคุณใช้โปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ส่วนตัว หัวข้อนี้คุณจะตั้งค่าหรือไม่ก็ได้ซึ่งในช่องที่มีให้เลือกเป็น Everyone นั้น จะมี Options อีก 3 ตัวเลือกดังนี้ - Fine next region this user can edit = หาขอบเขตถัดไปที่ผู้ใช้รายนี้แก้ไขได้ - Show all regions this user can edit = แสดงขอบเขตทั้งหมดที่ผู้ใช้รายนี้แก้ไขได้ - Remove all editing permissions for this user = ลบสิทธิ์ทุกการแก้ไขของผู้ใช้รายนี้ 2.3 Add users...ใช้สำหรับเพิ่มชื่อผู้ใช้ โดยการคั่นด้วยเครรื่องหมาย ; (semicolons, อัฒภาค) - User ที่คุณใส่เข้าไป จะมีผลให้สามารถ แก้ไขเอกสารใด้ในภายหลังด้วย ซึ่งจะสัมพันธ์กับตัวเลือก User authentication ในข้อ 3.2 - ตรงนี้ผมใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวแบบเดี่ยวๆ (Stand-alone) เลยไม่สามารถทดลองตั้งค่าได้ครับ 3. Start enforcement (เริ่มการบังคับ) ข้อความในโปรแกรมก็จะบอกว่า คุณพร้อมที่จะใช้การตั้งค่านี้หรือไม่ (คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ในภายหลัง) 3.1 ถ้าคุณตั้งค่าตามต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ .Yes, Start Enforcing Protection 3.2 ใส่ Password ตามต้องการ > พิมพ์ Password อีกครั้งที่ช่อง Confirm > OK บทความที่เกี่ยวข้องจากเว็บอื่น - Setting Editing Restrictions in Word 2013 - Restrict Editing To Secure Word 2010 Document Restricting Access to Documents and Messages MS Word 2007 http://www.youtube.com/watch?v=VvtHL0vkHkM