How to Setting Restrict Editing on MS Word Excel, PowerPoint document

วิธีจำกัดการแก้ไขในเอกสาร Word Excel, PowerPoint ถ้าเทียบกับปริมาณการใช้งานในชีวิตประจำวัน อย่างผมก็คงจัดอยู่ในกลุ่มที่ใช้โปรแกรมชุด MS Office ค่อนข้างน้อยมาก ไม่ได้ถึงขั้นเทพอะไร แต่ที่อยากจะ Review เรื่องวิธี Protect Document (การป้องกันเอกสาร) เพราะถ้าพูดถึงเรื่องของความปลอดภัย หลายคนจะไปนึกถึง Adobe Acobat มากกว่า และยังมีคนจำนวนมากที่ไม่เคยสังเกตเลยว่า โปรแกรม Office ที่ทุกคนมีอยู่ในเครื่องนั้น ก็ทำได้เหมือนกัน ในบทความของผมใช้ Word 2013, ถ้าคุณใช้ V. 2010, 2007 ให้ใช้วิธีการเทียบเคียงได้ หรือดูที่ VDO Clip ข้างล่างของ Webpage A. วิธีการเข้าถึงการตั้งค่า Restrict Editing 1. เปิดเอกสารที่คุณต้องการตั้งค่าขึ้นมา จากนั้น เลือกทำตามข้อใดข้อหนึ่ง 1.1 ถ้าเปิดโปรแกรม Word แบบเต็มหน้าต่าง: คลิกที่ REVIEW Tab > Restrict Editing 1.2 ถ้าเปิดโปรแกรม Word แบบหน้าต่างเล็ก: คลิกที่ REVIEW Tab > Protect > Restrict Editing  1.3 หรือ คลิกที่ FILE > INFO > Protect Document > Restrict Editing 2. Restric Editing Options จะเปิดขึ้นมาที่แถบด้านขวาของโปรแกรม  ถ้าคุณคิดว่า พอจะทำความเข้าใจหัวข้อต่างๆของการตั้งค่าได้ไม่ยาก ก็เลือกตั้งค่าตามต้องการ จากนั้นก็คลิกที่  Yes, Start Enforcing Protection เลยก็ได้, แต่ถ้าไม่ชัวร์ ก็อ่านวิธีตั้งค่าที่ข้อ B. B. ตัวเลือกต่างๆ และ วิธีการตั้งค่า (ดูภาพประกอบตามหมายเลข) 1. Formatting restrictions (จำกัดการจัดรูปแบบ) : ถ้าต้องการตั้งค่า ให้คลิกที่ Setting...จากนั้น ติ๊กถูกที่...  Limit formatting to a select of styles 1.1 Checked styles are Currently allowed: อธิบายอย่างง่ายก็คือ ถ้าคุณไม่ต้องการให้มีการปรับแต่ง หรือ ต้องการยกเลิกการใช้ตัวเลือกไหน (Styles, รูปแบบ) ให้คุณเอาครื่องหมายถูกออกจากตัวเลือกนั้น หรือคลิกที่ตัวเลือกย่อย ตามนี้ - All: ปรับแต่ง แก้ไขได้ทั้งหมด - Recommended Minimum: จำกัดเท่าที่จำเป็น (เป็นค่าที่โปรแกรมแนะนำ) - None: ไม่สามารถปรับแต่งแก้ไข Styles ใดๆได้เลย 1.2 Formatting :ตัวเลือกสำหรับ จำกัดการจัดรูปแบบ A อนุญาติให้การจัดรูปแบบอัตโนมัติแทนที่ข้อจำกัด ของการจัดรูปแบบ B : บล็อกการสลับไปยังธีมหรือโครงร่าง C : บล็อกการสลับไปยังการตั้งค่าสไตล์ด่วน 1.3 เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้วคลิก OK > จะมี Pop-up ขึ้นมาถามตามรูป, จากตัวอย่าง (1.1) ผมติ๊กถูกที่ Heading 2, Heading 3 ถ้าผมเลือกเป็น... .No = รูปแบบ Styles ที่ตั้งค่า หรือปรับแต่งไว้จะยังคงอยู่  Yes = การตั้งค่า หรือ ปรับแต่ง Styles ที่ไม่มี เครื่องหมายถูกจะถูกโปรแกรมล้างออก (ดูความแตกต่างที่ตัวอย่างข้างล่าง) 2. Editing restrictions (จำกัดการแก้ไข), ให้คุณติ๊กถูกที่... Allow this type of editing in the document (อนุุญาตให้เฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสารเท่านั้น) 2.1 เลือก ตัวเลือกย่อยใน Drop-down list - Tracked changes = การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม - Comment = ข้อคิดเห็น - Filling in forms = การกรอกฟอร์ม No changes (Read only) = ไม่มีการเปลี่ยนแปลง อ่านเท่านั้น (ค่าเริ่มต้นของโปรแกรม) 2.2 Exceptions (Optional): ข้อยกเว้น (เป็นทางเลือกคุณจะใส่ หรือ ไม่ใส่ก็ได้) ตัวเลือกนี้ส่วนใหญ่จะใช้กับคอมพิวเตอร์ที่แบ่งเป็นหลาย User หรือ คอมพิวเตอร์ที่มีการเชื่อมต่อมากกว่าครับ ถ้าคุณใช้โปรแกรมบนคอมพิวเตอร์ส่วนตัว หัวข้อนี้คุณจะตั้งค่าหรือไม่ก็ได้ซึ่งในช่องที่มีให้เลือกเป็น Everyone นั้น จะมี Options อีก 3 ตัวเลือกดังนี้ - Fine next region this user can edit = หาขอบเขตถัดไปที่ผู้ใช้รายนี้แก้ไขได้ - Show all regions this user can edit = แสดงขอบเขตทั้งหมดที่ผู้ใช้รายนี้แก้ไขได้ - Remove all editing permissions for this user = ลบสิทธิ์ทุกการแก้ไขของผู้ใช้รายนี้ 2.3 Add users...ใช้สำหรับเพิ่มชื่อผู้ใช้ โดยการคั่นด้วยเครรื่องหมาย ; (semicolons, อัฒภาค) - User ที่คุณใส่เข้าไป จะมีผลให้สามารถ แก้ไขเอกสารใด้ในภายหลังด้วย ซึ่งจะสัมพันธ์กับตัวเลือก User authentication ในข้อ 3.2 - ตรงนี้ผมใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัวแบบเดี่ยวๆ (Stand-alone) เลยไม่สามารถทดลองตั้งค่าได้ครับ 3. Start enforcement (เริ่มการบังคับ) ข้อความในโปรแกรมก็จะบอกว่า คุณพร้อมที่จะใช้การตั้งค่านี้หรือไม่ (คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ในภายหลัง) 3.1 ถ้าคุณตั้งค่าตามต้องการเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ .Yes, Start Enforcing Protection 3.2 ใส่ Password ตามต้องการ > พิมพ์ Password อีกครั้งที่ช่อง Confirm > OK บทความที่เกี่ยวข้องจากเว็บอื่น - Setting Editing Restrictions in Word 2013 - Restrict Editing To Secure Word 2010 Document Restricting Access to Documents and Messages MS Word 2007 http://www.youtube.com/watch?v=VvtHL0vkHkM